СТЕКЛЯННЫЕ ПЕРЕГОРОДКИ В ОФИСЕ. ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА. КАК УСТРАНИТЬ НЕДОСТАТКИ ОБЪЕДИНЕННОГО ОФИСА?
Личные разговоры, постоянно работающий принтер, просьбы коллег и яростные ароматы супа и котлет помноженные на раздражение витают в открытых офисах. Работа в open space, хотя и позволяет компании экономить, сильно сказывается на продуктивности.
Как бы ни хвалили работу в объединенных офисных пространствах (профессиональное общение, ускорение и упрощение коммуникации между отделами, командообразование и так далее), последние исследования показывают, что open space негативно влияет на производительность сотрудников. Однако большинство менеджеров сейчас работают именно в таких пространствах. К примеру, в США 70% сотрудников трудятся в объединенных офисах. По данным Superjob.ru, сегодня в офисах открытого типа трудятся около 14% работающих россиян. Такое использование помещений компанией позволяет значительно сэкономить на аренде. На первый взгляд, и рабочее время расходуется только на выполнение задач: вряд ли кто-то из сотрудников решит просматривать ролики на YouTube на глазах у коллег. Между тем, работники в большинстве отмечают скорее минусы такой организации пространства. Шум мешает 34% сотрудников, еще 22% не могут сосредоточиться. На постоянное движение за спиной жалуются 10%, на отсутствие личного пространства – 9%. Работу осложняют температурные неудобства: кому-то из коллег постоянно холодно, кому-то жарко (7%). Еще 4% работников ощущают чрезмерный контроль со стороны начальства.
ДАВАЙТЕ РАССМОТРИМ ПО ПОРЯДКУ ВСЕ НЕДОСТАТКИ ОБЪЕДИНЕННЫХ ОФИСОВ:
НЕДОСТАТОК 1. СОТРУДНИКИ OPEN SPACE ЧАЩЕ ЧУВСТВУЮТ НЕУДОВЛЕТВОРЕННОСТЬ РАБОТОЙ
Особенно ярко этот недостаток проявляется на тех, кто перешел из традиционного офиса. Сотрудники, прибывшие в объединенное пространство, через некоторое время отмечают, что ощущают и думают хуже о рабочей среде, коллегах, своем удовлетворении от труда.
НЕДОСТАТОК 2. ОБЪЕДИНЕННЫЙ ОФИС ЛИШАЕТ РАБОТНИКА ПРАВА НА ЛИЧНОЕ ПРОСТРАНСТВО И ЧАСТНУЮ ЖИЗНЬ
Сотрудникам open space не хватает уединения, как следствие – им сложно сосредоточиться. Если у вас нет таланта абстрагироваться, то шумы, взгляды коллег, суета, движение будут проникать в ваше сознание и мешать работать. Исследования показывают, что постоянный гул кафе благотворно влияет на способность создавать, предлагать новые идее. Шум офиса, напротив, раздражает, нарушает концентрацию, ослабляет память и даже может усугублять болезни, связанные со стрессом (мигрени или язвы).
НЕДОСТАТОК 3. РАБОТА В OPEN SPACE «УДЕШЕВЛЯЕТ» КОММУНИКАЦИЮ
Подумайте, вы или ваши сотрудники станете делиться своими замыслами и креативными предложениями в пространстве, где много чужих ушей? Общение становится более формальным, коротким, сводится к прямой постановке задач или просьбам, связанным с обустройством пространства.
НЕДОСТАТОК 4. ОБЪЕДИНЕННЫЙ ОФИС БОЛЕЗНЕННО СКАЗЫВАЕТСЯ НА ИНТРОВЕРТАХ
Интроверты во многом – движущая сила компании. Именно они чаще других предлагают нестандартные решения и креативные проекты. Но где же уединиться в объединенном офисе интровертам? Остается только отгородиться от всех парой наушников.
НЕДОСТАТОК 5. OPEN SPACE ЛИШАЕТ СОТРУДНИКОВ СИЛ К КОНЦУ ДНЯ
В больших офисах каждый доступен для коллег, готовых постоянно завладевать вашим вниманием, просить помощи или обращаться за советом. День проходит в разговорах, которые отвлекают от задач. Доказано: чтобы включиться в работу после того, как отвлекли, человеку требуется 27 минут. Сотрудникам необходимо делать грандиозные усилия, чтобы постоянно перемещать внимание.
НЕДОСТАТОК 6. В ОТКРЫТЫХ ПРОСТРАНСТВАХ СОТРУДНИКИ ЧАЩЕ БОЛЕЮТ
По данным опроса журнала Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, сотрудники объединенных офисов на 62% чаще берут больничные в сравнении с работниками, занимающими отдельные кабинеты. В open space персонал сидит очень близко к друг другу, возможно, поэтому инфекции и сезонные простуды там быстро распространяются. Косвенная причина частых болезней еще и в том, что в открытых пространствах работникам некомфортно, отсюда стрессы и недомогания.
НЕДОСТАТОК 7. ОФИСНЫМ РАБОТНИКАМ ЗАЧАСТУЮ НЕ ХВАТАЕТ ДНЕВНОГО СВЕТА
Найти себе место у окна в объединенном офисе удается не каждому. Сотрудники лишены естественного освещения, как следствие – рассеянное внимание.
КАК ОБОРУДОВАТЬ ПРОСТРАНСТВО ОБЪЕДИНЕННОГО ОФИСА, ЧТОБЫ ПОВЫСИТЬ ПРОДУКТИВНОСТЬ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ? ОТВЕТ: СТЕКЛЯННЫЕ ПЕРЕГОРОДКИ.
СОВЕТ 1. УСТАНОВИТЕ ЧЕТКИЕ И ПОНЯТНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ В ОБЪЕДИНЕННОМ ОФИСЕ
В мягкой и понятной форме сформулируйте для сотрудников правила, которые сделают совместную работу комфортной. При этом не обязательно далеко отходить от делового этикета. Напомните персоналу, что личный телефон в офисе нужно ставить на беззвучный режим, а разговаривать следует в коридоре, а не за рабочим местом, что чрезмерное использование парфюмерных средств в закрытом помещении может негативно повлиять на людей, чувствительных к запахам, что обедать лучше на кухне, а совещания устраивать в переговорных (если такие зоны они предусмотрены офисным пространством) и так далее. Часть коммуникаций можно перевести в почту или мессенджеры. К тому же использование электронной почты в постановке задач значительно упрощает документооборот. Пусть у всех ваших сотрудников будут наушники – спасение от слишком громких и навязчивых звуков.
Чтобы правила не были восприняты негативно (как запреты, спускаемые сверху), попросите сотрудников самих сформулировать и согласовать те законы, по которым всем удобно работать в открытом пространстве.
СОВЕТ 2. ОРГАНИЗУЙТЕ ПРАВИЛЬНОЕ ОСВЕЩЕНИЕ И ТЕМПЕРАТУРНЫЙ РЕЖИМ
Жалобы на то, что в офисе жарко, душно или, наоборот, холодно, сквозняк – самые частые. Помните, что по нормам законодательства, в офисных помещениях температура не должна превышать 22-24 градусов в зимнее время и 23-25 градусов – в летнее. Старайтесь обращать внимание на обращения сотрудников о дискомфорте пребывания в пространстве, возможно, действительно нужно отрегулировать режим.
Если в открытом офисе не у каждого из сотрудников есть доступ к естественному освещению, постарайтесь организовать общие зоны, где его достаточно. Сотрудники почти все 8 часов проводят за компьютерами, поэтому свет должен быть правильно выстроен, чтобы избежать профессиональных проблем со зрением. Помните также, что люминисцентные лампы – не единственный вариант искусственного освещения, есть и более экологичные и эффективные варианты.
СОВЕТ 3. ОБУСТРОЙТЕ ЗАКРЫТЫЕ ПРОСТРАНСТВА ОБЩЕГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Переговорные, кухня, зона отдыха, комната, где живет принтер – эти помещения значительно улучшат атмосферу в объединенном офисе. Если перевести все раздражающие факторы (как громкие звуки, совместные обсуждения, личные разговоры, запахи еды) в закрытые помещения, изолировать их от общего рабочего пространства стеклянными перегородками, продуктивность сотрудников возрастет. Пусть в офисе также будет пространство для работы отгороженое стеклянными перегородками, куда можно прийти с ноутбуком, чтобы справиться с оперативной задачей.
СОВЕТ 4. СДЕЛАЙТЕ ОФИСНОЕ ПРОСТРАНСТВО «ГИБКИМ»
При правильном оснащении закрытые зоны могут быть многофункциональными. В переговорных с проектором можно проводить встречи с клиентами и презентации, встречи проектных команд и так далее, на просторной кухне или в зоне отдыха при наличии Wi-Fi также можно работать.
СОВЕТ 5. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНОЛОГИИ И ЭРГОНОМИКУ
Удобные кресла, которые можно подогнать под личные параметры и привычки, достаточно высокие столы, качественная техника – все это подчас важнее для работников, чем очередной корпоратив. Современные люди проводят в офисе большую часть жизни, и на первый план выходит комфорт и забота о здоровье. Правильно организованное пространство позволит избежать многих хронических заболеваний, которые врачи уже обобщают понятием «офисный работник».
Пусть «гибкость» офиса проявляется и в обустройстве индивидуального рабочего места. Ноутбук более мобильный, чем персональный компьютер, и, пожалуй, подойдет большей части ваших сотрудников (кроме дизайнеров и IT). Светильники, тумбочки, удобное расположение стола – все это поможет чувствовать себя в объединенном офисе не хуже, чем в отдельном кабинете. Пусть сотрудники индивидуализируют свое рабочее пространство: фотографии, календари и прочие приятные мелочи будут поводом сделать отдых для глаз и избавят от напряженности.
